FOTO: Flickr
Preveo: Miroslav Luka Mrković
Smatrate li se efikasnim na poslu? Iako mnogi od nas rado misle da su 100 posto efikasni, istina je da većina ima prednosti i nedostatke koji utiču na našu efikasnost.
Mnogi od nas bi imali koristi ukoliko bi unapredili bar nekoliko veština kako bi postali još efikasniji. Možda ste, na primer, uvek bili izuzetni u upravljanju vremenom, ali koliko vremena ulažete u učenje novih veština ili u praćenje aktuelnih trendova u svojoj branši?
Možda ste vični upravljanju brojnim zahtevima sa kojima se susrećete iz dana u dan. Međutim, kada stvari počnu da izmiču kontroli, vaše veštine komunikacije opadaju kako nivo stresa počinje da raste.
Biti zaista efikasan na poslu može da se isplati i odmah i dugoročno u karijeri. Efikasni radnici dobijaju uzbudljive projekte, važne klijente, a poštuju ih i saradnici i nadređeni. Zato, na koji način možete postati efikasniji i biti sigurni da nećete propustiti odlične prilike poput ovih? I na šta treba da se usredsredite?
To će biti tema istraživanja ovog teksta. Skrenućemo pažnju na veštine koje možete da razvijete kako biste bili efikasniji na poslu i razmotrićemo strategije i sredstva koja možete iskoristiti u unapređivanju efikasnosti.
Prvi korak: utvrdite prioritete
Kada bi vas neko upitao šta je zapravo vaš posao, da li biste imali dobar odgovor?
Jedan od ključnih koraka ka punoj efikasnosti je razumevanje sopstvene svrhe na poslu. Na kraju krajeva, ako ne znate šta treba da postignete, kako možete postaviti prioritete (ako ne postavite prioritete, zauvek ćete biti zatrpani gomilom posla, bez sposobnosti razlikovanja važnog od nevažnog).
Da biste utvrdili pravu svrhu svoga posla i ustanovili šta treba da postignete na svojoj trenutnoj poziciji, napravite analizu posla. To će vam pomoći da otkrijete svoje najvažnije ciljeve, pa ćete moći da efikasno prepoznate prioritetnije zadatke.
Drugi korak: usvojite pozitivan stav
Efikasni radnici imaju „pozitivan stav“. Šta to zapravo znači? Ljudi sa pozitivnim stavom preuzimaju inicijativu kad god su u prilici. Rado pomažu saradnicima kojima je to potrebno, preuzimaju obaveze bolesnih kolega i obavljaju njihov posao na vrhunskom nivou. „Dovoljno dobro“ nikad nije dovoljno dobro za njih!
Pozitivan stav na poslu doneće vam više od poštovanja: postavljanje visokih standarda u svom poslu i ponašanju znači da snosite odgovornost za sebe. Ova osobina vredna divljenja retka je u brojnim organizacijama. Međutim, donošenje moralno ispravnih odluka i ispoljavanje integriteta moglo bi vam otvoriti mnoga vrata u budućnosti. Zato, usredsredite se na usvajanje pozitivnog stava na poslu i donosite odluke koje „zvuče ispravno“. Ako ništa drugo, mirnije ćete spavati noću!
Treći korak: razvijte ključne veštine
Vrlo verovatno se u toku svog radnog vremena morate istovremeno nositi sa nekoliko zadataka. Jedan od najboljih načina za postizanje veće efikasnosti je efikasnije upravljanje vremenom. Druga ključna područja tiču se upravljanja stresom, unapređivanja veštine komunikacije i proaktivnog odnosa prema razvoju karijere. Sva ova područja mogu imati krupan uticaj na vašu efikasnost na poslu.
Pogledajmo ih malo podrobnije.
FOTO: Flickr
Upravljanje vremenom / Produktivnost
Verovatno ključna stvar koju možete uraditi za veću efikasnost je da naučite da upravljate svojim vremenom. Bez ove veštine, vaši dani će izgledati kao neobuzdana trka u kojoj se svaki projekti, i-mejlovi i telefonski pozivi bore za vašu pažnju.
Počnite tako što ćete pogledati svoj dnevni raspored. Znate li kako provodite svoje vreme svakog dana? Ako ne, odgovor bi vas mogao iznenaditi! Koristite dnevnik aktivnosti da analizirate koliko vremena posvećujete različitim zadacima, poput sastanaka, proveravanja i-mejla ili telefonskih poziva. Objektivan pogled na ovo može vas osvestiti, posebno ukoliko otkrijete da previše vremena trošite na zadatke koji vam ne pomažu u ostvarivanju ciljeva.
Kada jednom utvrdite koliko vremena posvećujete pojedinim zadacima, treba da naučite kako da im odredite prioritet. Ukoliko znate koji su poslovi važni a koje možete odložiti ili poveriti drugima, moći ćete da se usredsredite na posao koji najviše vredi. Da ništa ne propustite, koristite organizaciona pomagala poput liste obaveza ili (još bolje) akcioni program, da biste bili sigurni da vam neće promaći ključni zadaci i obaveze.
Biti delotvoran na poslu znači koristiti vreme u svoju korist. Rasporedite svoj najvažniji posao za doba dana kada se osećate najsnažnije. Tada postoji veća verovatnoća da ćete zadržati koncentraciju i da će posao lakše teći.
Postavljanje ciljeva je još jedan važan elemenat produktivnog rada. Kada jednom napravite analizu posla (iz prvog koraka), trebalo bi da imate jasnu predstavu o tome šta je vaša uloga. Ovu informaciju iskoristite da postavite kratkoročne i dugoročne ciljeve. Prednost postavljanja ciljeva je u tome što ciljevi deluju kao mapa puta – na kraju krajeva, ako ne znate kuda idete, nikad nigde nećete ni stići.
Dobra organizacija je takođe važna za delotvoran i produktivan rad. Ako ste neorganizovani, možete potrošiti ogromne količine vremena samo na potragu za izgubljenim stvarima. Zato naučite kako da pravilno odlažete dokumente i kako da napravite delotvoran raspored.
Veštine komunikacije
Pomislite koliko često komuniciramo svakodnevno. Razgovaramo telefonom, idemo na sastanke, pišemo i-mejlove, održavamo prezentacije, razgovaramo sa klijentima i tako dalje. Gotovo cele dane možemo provesti u komunikaciji sa ljudima oko nas. Zbog toga su ključne dobre veštine komunikacije, pogotovo kada je vaš cilj efikasniji rad.
Počnite tako što ćete razviti veštinu aktivnog slušanja. To znači da treba da uložite konkretan napor i zaista čujete i razumete šta vam drugi ljudi govore.
Nemojte dozvoliti da vam nešto oko vas skrene pažnju i nemojte planirati šta ćete sledeće reći dok druga osoba govori. Umesto toga, jednostavno slušajte šta vam govori. Mogli biste se iznenaditi kad otkrijete koliko se nesporazuma može izbeći samo ako aktivno slušate.
Dalje, obratite pažnju na svoje veštine pisanja. Koliko dobro komunicirate pismeno? Pođite od svojih i-mejlova. Većina nas svakodnevno piše desetine i-mejlova. Međutim, postoje brojne tehnike koje možemo da koristimo za pisanje efikasnih i-mejlova – onih koji se zapravo čitaju!
Na primer, uvek se držite jedne glavne teme u pisanju i-mejla. Ukoliko stavite više važnih tema u jednu poruku, vašim saradnicima će biti teško da postave prioritete i rasporede informacije. Ako zaista morate istaći više različitih tačaka, onda ih numerišite po redosledu ili podelite u više odvojenih poruka sa odgovarajućim podnaslovima.
Naravno, ne pišemo samo i-mejlove, već mnogo više. Pišemo poruke, izveštaje i pravimo prezentacije. Bićete efikasniji u svojoj ulozi ukoliko naučite kako da bolje komunicirate putem ovih medija a vaši nadređeni i kolege će sigurno ceniti vaše veštine, budući da će upravo oni imati glavnu korist od njih!
FOTO: Flickr
Stres
Malo pritiska može biti dobra stvar. Međutim, kada pritisak premaši vašu sposobnost da se efikasno nosite sa njim, vaša produktivnost pada, a raspoloženje trpi. Takođe, gubite i sposobnost donošenja čvrstih, razumnih odluka, a suvišan stres može prouzrokovati zdravstvene probleme, i kratkoročno i dugoročno.
Bez obzira na to šta radite, verovatno ćete se suočiti sa stresom mnogo puta tokom svoje karijere, možda i na redovnoj bazi. Zato je sposobnost upravljanja stresom ključni faktor u povećavanju efikasnosti na poslu. Pokušajte dobro da odspavate svake noći i učinite sve u svojoj moći da izbegnete posao kod kuće. Takođe je važno opustiti se kada ste kod kuće uveče.
Ako niste sigurni šta vam izaziva stres, vodite dnevnik stresa nedelju ili dve. To će vam pomoći da otkrijete događaje koji vam uzrokuju stres i da uvidite do kog stepena ga doživljavate. Kada se osećate smireno, možete analizirati te uzroke i postaviti efikasnu strategiju za upravljanje njima.
Razvoj karijere / Učenje
Bez obzira na to čime se bavite, važno je da uvek učite i razvijate svoje veštine. Za početak, napravite ličnu SVOT analizu i otkrijte na kojim područjima treba da radite.
Pored tehničkih veština koje su vam neophodne u vašem poslu, treba da se usredsredite i na tzv. „meke“ veštine. U njih se ubrajaju liderske veštine, tehnike rešavanja problema, emocionalna inteligencija i kreativno razmišljanje. Šta god uradite na unapređivanju ovih veština, isplatiće se na radnom mestu.
Takođe, razmotrite i da li postoje neke kvalifikacije koje vam nedostaju a mogle bi se smatrati odgovarajućima za vaše polje delovanja. Ako postoje, razmislite o o tome da li je upravo to ono što vas koči u napredovanju i unapređenju? Na primer, da li bi bilo korisno imati određenu diplomu ili neki sertifikat ako želite da se prijavite za rukovodeću poziciju? Nedostaju li vam neke posebne veštine?
Na nekim radnim mestima, praćenje razvoja u svojoj branši pomaže da ostanete relevantni. Pomoći će vam da bolje radite svoj posao, a posebno dok napredujete na lestvici.
IZVOR: Mind Tools
Miroslav igra za raju.
