Sedam razloga da ne koristite Excel
Pixabay

Ako i dalje koristite Excel za upravljanje timom, ili dobijate svoje dodeljene smene u Excel  formatu, verovatno znate koliko je taj alat nepodesan za rukovanje. Kreiranje liste osoblja i rasporeda smena u Excel tabeli je težak posao, zahteva dosta vremena i neizbežno dovodi do grešaka.


Navodimo 7 razloga  zašto je krajnje vreme da odbacite Excel i potražite bolje softversko rešenje za organizovanje zaposlenih.

1. Potrebno je dosta vremena

Korišćenje tabela za organizovanje zaposlenih može biti u redu ako ne bi bilo nikakvih promena, ali u stalno promenljivom poslovnom svetu, ovo jednostavno nije slučaj. Smene se mogu menjati svakodnevno, a uređivanje i ponovno slanje ažuriranih tabela zaposlenima može trajati večno.


S obzirom na to da je glavna svrha kreiranja poslovnih rasporeda i kalendara uštedeti vreme i izbeći zbrku, postizanje ovog cilja upotrebom tabele može imati potpuno suprotan efekat.

Pixabay
Pixabay

2. Ne može se deliti

Excel tabele mogu biti odlične za osobu koja radi na njima, ali niko drugi nema pristup radnom dokumentu. Da biste svom osoblju omogućili primerak tabele smena, morate ga odštampati i predati im, ili im poslati kopiju u elektronskom obliku. Ako postoje ikakve promene, moraćete to ponovo uraditi.


Sa namenskim sistemom za raspoređivanje zaposlenih, potpuno nov svet povezivanja najednom postaje moguć. Dostupan na internetu sa bilo kog mesta i na bilo kom uređaju, možete uneti promene u realnom vremenu, dok se vaš tim može ulogovati i tačno videti gde se nalaze u bilo kom trenutku.

3. Ne može biti automatizovan

Tabele koriste formule koje automatski vrše proračune, ali kada je u pitanju organizovanje zaposlenih postoji previše promenljivih. Sa softverskim rešenjima za upravljanje radnom snagom, možete automatizovati gotovo sve procese.


Koristite onlajn sisteme za planiranje kako biste podesili ponavljajuće obrasce smene, generisali predloge za osoblje koje pokriva fleksibilne smene, zatim automatizovali svoje kontrolne kartice za platni spisak i brojne druge korisne funkcije. Naravno, možete to sve podeliti sa svojim osobljem, tako da svi budu informisani.

Pixabay
Pixabay

4. Sklon je ljudskoj grešci

Ako ručno unosite svoju formulu i napravite grešku, vaši podaci će biti pogrešni. Dok svi grešimo, pronalaženje greške u komplikovanoj tabeli je noćna mora i može trajati zauvek.


Činjenica je da će svaka promena smene značiti kreiranje ažurirane tabele. Na žalost, to znači da postoji veća verovatnoća da će se u određenoj fazi dogoditi greška.

5. Nije pogodan za mobilne uređaje

Danas svako ima mobilni uređaj - ali da li ste ikada pokušali da gledate tabelu na telefonu? Skoro je nemoguće. Zar ne bi bilo praktično da svi imaju pristup rasporedima smena na svojim mobilnim telefonima ili tablet računarima? Zar ne biste voleli da imate fleksibilnost da možete da izvršite promene, gde god da ste?


Sa softverom za onlajn organizovanje zaposlenih, trenutni pristup je pravi bonus. Vaši zaposleni mogu zatražiti zamene smene ili promene direktno sa svog telefona a vi možete odgovoriti na promene u poslednjem trenutku sa minimalnim odlaganjem. Štaviše, osoblje sada nema izgovor zbog toga što ne zna svoje rasporede smena - uostalom, upravo je tamo, na njihovom telefonu.

Pixabay
Pixabay

6. Teško ga je precizno podesiti

Šabloni su odlična ideja, ali Excel-u  nedostaje fleksibilnost koja vam je sigurno potrebna prilikom organizovanja osoblja. Da li želite da provedete sate podešavajući šablon tabele samo da biste shvatili da će se vaše potrebe u potpunosti promeniti za nedelju dana? Sa onlajn organizatorom lista, softver radi sve za vas.


Tabela je statična osim ako je ne promenite ručno. Na primer, ako član tima želi da zameni smene, moraćete ručno podesiti tabelu i poslati nove kopije za sve. Onlajn zamene smena su brze i jednostavne. Sa jednim obaveštenjem o ažuriranju, sve je gotovo.

7. Nedostaju mu napredne funkcije

Tabele su nemoćne kada je u pitanju kreiranje kontrolnih kartica ili platnog spiska. Onlajn softver za kreiranje liste osoblja će imati ugrađen vremenski sat, što znači da vaši zaposleni mogu da se prijave/odjave sa bilo kog uređaja. Lako je, trenutno i bez greške.


Kada je reč o platnom spisku, automatski softver će vam uštedeti mnogo sati ručnog unosa uključujući sve greške koje ćete konstantno praviti. Kada jednom odobrite kontrolne kartice, dobicete automatizovani izveštaj o platnom spisku, a zatim preneti podatke svom provajderu platnih spiskova. Završen posao.


Izvor: Talk Business