U poređenju sa komunikacijom „u četiri oka“ i telefonskim pozivima, imejlovi su najpodložniji visokom procentu nesporazuma u profesionalnom svetu. Nažalost, može da se kaže da je imejl najčešći način komuniciranja među poslovnim ljudima. To ponekad dovodi do ozbiljnih problema i konfuzije, koji pak, mogu da se izbegnu.

FOTO: Stockvault

Prevela: Marina Nikolić

U većini slučajeva je najbolje da se razgovora uživo ili putem telefona, ali nije uvek praktično. Imejlovi su brži i suptilniji. Opšte mišljenje je da je imejl korisno i održivo sredstvo komunikacije u poslovnom svetu. Zato treba da usmerite svoju pažnju na unapređenje veština u ovoj „umetnosti“.

Koje opasnosti vrebaju u komunikaciji putem imejla?

Pre nego što bude nešto više reči o načinima kojima može da se unapredi imejl komunikacija, slede četiri najveće opasnosti upotrebe imejla na radnom mestu.

Izgubljeni u prevodu. Prva opasnost je nedostatak razumevanja. Primalac imejla je pred pravim izazovom kada nije u mogućnosti da čuje „promenu“ glasa, ni da posmatra govor tela. To mu otežava da razlikuje sarkazam od uzbuđenja, na primer.

Gramatičke greške. Često vam se narušava koncentracija dok sastavljate imejl. Kada uzmete u obzir kucanje na pametnim telefonima sa malim ekranima i obavljanje više stvari istovremeno, verovatnoća za greške je velika. Takvi imejlovi se smatraju neprofesionalnim i nerazumljivim.

Odlaganje otvaranja imejla. Imejl stiže primaocu odmah nakon slanja, ali to ne znači da će on tada da ga pročita. Često se dešava da se to desi prekasno, tek nakon nekoliko sati.

Zagubljeni imejlovi. Imejlovi ponekad uopšte ne stignu na poslatu adresu, što može da ima ozbiljne posledice.

Sigurno ste iskusili nešto od navedenog ako ste u poslovnim vodama neko vreme. Dakle, definitivno je veoma važno da radite na napretku komunikacije u profesionalnom okruženju.


FOTO: Pixabay


Evo nekoliko korisnih saveta kako da svedemo greške na minimum:


Privlačan naslov imejla. Naslov imejla je od velike važnosti. Morate da imate strateški pristup ako želite da vaš imejl bude što pre pročitan. Jedan od predloga je da naslov „zove u akciju“. Na primer, napišite „Odobri projekat Džonson do 15 časova“ umesto samo „Projekat Džonson“.

Aktivirajte upite. Svaka imejl platforma sadrži opciju kojom mogu da se aktiviraju upiti da još jednom pregledate imejl pre slanja. Ovaj jednostavni iskačući prozorčić može da vas poštedi problema, tako što vas primora da pregledate šta ste napisali.

Pređite na stvar. Predugački imejlovi nisu baš efikasni. Ljudi čitaju imejl u potrazi za važnim informacijama. Olakšajte im tako što ćete napisati kratak uvod, sa najbitnijim stavkama u nastavku.

Budite oprezni sa poverljivim informacijama. Treba uvek da se uzdržavate od diskusije o poverljivim informacijama, misleći da je prepiska samo između vas i druge strane, navodi Piter Post, direktor instituta Emili Post. Možete da se suočite sa ozbiljnim posledicama, ako imejl dospe u pogrešne ruke.

Ne šaljite imejl u afektu. Imejl u afektu je gori od telefonskog poziva u afektu, jer je imejl trajan. Jednom kad kliknete na „pošalji“, imejl može da se deli na društvenim mrežama, da se štampa ili čuva beskonačno. Ako mislite da ćete da pošaljete imejl pod uticajem emocija, udaljite se od računara, malo probistrite glavu, a onda se vratite. Ovakva pauza će vam omogućiti da razmislite bolje.

Uveličajte svoj potpis. „Nešto što uvek preporučujem svojim klijentima je da, treba da ubace dodatne informacije u svoj potpis: zvanje, naziv firme, link do profila na društvenim mrežama, i internet sajtova. Tako će ljudi imati pristup celokupnom pogledu na njih i njihovu firmu“, navodi Lisa Čejs Paterson u knjizi „Osnove bankarskog poslovanja“.

Moći ćete da u potpunosti promenite svoj pristup imejlovanju ako primenite ova prosta pravila. Ovi saveti neće da eliminišu sve opasnosti, ali sigurno će da vam pomognu da poboljšate komunikaciju, izbegnete neprijatnosti, i umanji mogućnost da pogrešite.


IZVOR: Allbusiness

Marina je poliglota koji širi jezičke vibracije i strpljivo deli svoje znanje sa drugima.

***

Pročitajte i:
Kako internet olakšava učenje jezika
Google Home - veštačka inteligencija u povoju
Ejda Lavlejs - budućnost žena u IT sektoru

***

Ovaj tekst nastao je našom željom da mladi, koji žele da se oprobaju u prevođenju tekstova, to iskustvo steknu i unaprede kod nas. Ukoliko želiš da budeš prevodilac u našem mladom timu, CV uz jedan prevedeni tekst, sa izvornim, pošalji na prevodilacka@iserbia.rs, sa naznakom Prijava/Prevodilac. Otvoreno za sve od 15 do 35 godina. Prijem novih članova vršimo do svakog
prvog dana u mesecu.


Želim povremeno da dobijam mejlove od portala o vestima,najnovijim konkursima i aktivnostima OVDE

Odricanje
od odgovornosti


Komentari

VESTI