FOTO: Miami Technologist
Prevela: Ana Zlatković
Profesionalna prepiska je veoma važna za izgradnju pozitivne slike o vašoj kompaniji u očima spoljnih saradnika. Postoji previše različitih pravila za poslovnu imejl prepisku o kojima se može govoriti. Ona se mogu blago razlikovati od firme do firme.
Ipak, evo nekoliko uopštenih smernica. Osim toga, većina renomiranih kompanija ima neku vrstu svog vodiča za pisanje imejlova, koji ukazuje na to šta se smatra prihvatljivim, a šta neprihvatljivim prilikom pisanja spoljnim saradnicima.
Stil
Nemojte da pretvorite svoj imejl u ep od 1000 reči. Za čitanje imejla je potrebno više vremena nego za čitanje štampane stranice. U užurbanom svetu poslovne komunikacije sa hiljadama svakodnevno poslatih imejlova, važno je da budete sažeti i da prenesete suštinu bez korišćenja dugačkih razglabajućih rečenica.
Takođe, proverite da li u tekstu ima slovnih i gramatičkih grešaka. Koristite kratke pasuse i ostavite po jedan prazan red između pasusa. Koristite tačke ili numerisanje za naglašavanje ključnih informacija, ali nemojte da ispisujete čitave reči velikim slovima, jer će to ostaviti utisak da VIČETE!
Pokušajte da osmislite jezgrovit naslov imejla koji upućuje baš na ono što je suština imejla. Na primer, ukoliko pišete o proizvodu koji je druga kompanija naručila, naslov imejla treba da sadrži naziv proizvoda, kao i broj porudžbine (primer: Vaša porudžbina 45326/FG – Pneumatske bušilice).
Veoma je važno da pročitate imejl pre nego što ga pošaljete, kako biste proverili da li su rečenice smislene i da nema očiglednih grešaka i nepravilnosti.
Postoje brojne korisne alatke koje pomažu u pisanju imejla, ali treba da znate kada ne treba da ih koristite. Elektronska pošta može da vam uštedi dosta vremena, a postoje i brojne alatke koje su sastavni deo većine programa za rad sa elektronskom poštom i koje vam mogu dodatno uštedeti vreme i pomoći vam da vaša komunikacija bude delotvorna u najvećoj mogućoj meri.
Ipak, s tim u vezi, postoje određene stvari kojih treba da budete svesni. Treba da znate kako primalac imejla može da ih doživi, pa je važno da ste u to upućeni pre nego što ih iskoristite.
Ne šaljite nepotrebne priloge.
Oni usporavaju imejl servere i predstavljaju jedan od glavnih uzroka širenja kompjuterskih virusa. Kada se koriste pravilno, oni su veoma korisni, ali zbog povećane zabrinutosti zbog širenja virusa, priloge šaljite samo osobama koje poznajete ili onima koje ne poznajete, a koje ste unapred upozorili da ćete im poslati imejl sa prilogom.
U suprotnom, velike su šanse da će imejl koji sadrži prilog, a stigao je od nepoznatog pošiljaoca, biti obrisan i to možda pre nego što primalac otvori sam imejl.
FOTO: m:blog
Zahtev za potvrdu o pročitanom imejlu i dodavanje oznake prioritetne pošte
Ako zanemarimo činjenicu da ljudi nemaju obavezu da odgovore na zahtev o pročitanoj pošti, slanje takvog zahteva upućuje na to da pošiljalac, zbog nekog razloga, želi da zna tačno vreme kada je primalac pročitao imejl. To vrši snažan pritisak na primaoca da odmah odgovori na taj zahtev. Ovo može veoma da iritira ljude, pa ukoliko ne postoji neki određeni razlog za ovakav zahtev, na primer, da biste bili sigurni da je primalac primio imejl koji sadrži važne informacije koje je on sam tražio, onda nemojte da koristite ovu opciju.
Isto tako, ne označavajte svoje imejlove prioritetnim, osim ako je vaš imejl zaista hitan. Mnogi ljudi imaju običaj da označe svoje imejlove prioritetnim, a to, sasvim razumljivo, dovodi do toga da primalac takve imejlove ostavlja za kraj ili ih potpuno ignoriše.
Pažljivo koristite opcije Cc i Bcc kada želite da isti imejl stigne na više imejl adresa. Kada šaljete imejl koristeći funkciju Cc, svi oni koji su navedeni kao primaoci mogu da vide adrese svih preostalih primalaca, unetih u polje Cc.
U mnogim slučajevima ljudi ne žele da njihova imejl adresa bude javno dostupna svima, bez njihove izričite saglasnosti. Zato, izbegavajte ovu opciju kad god je to moguće ili ako želite da navedete više različitih primalaca, bolje iskoristite opciju Bcc (eng. blind copy - slepa kopija) koja garantuje da niko od primalaca ne može da sazna ko su ostali primaoci.
Postoje prihvatljivi razlozi usled kojih treba koristiti obe pomenute funkcije u određenim situacijama, ali uvek vodite računa o prikazivanju adresa drugih ljudi u svom imejlu, osim ukoliko ne postoji valjana potreba da neko primi imejl koji je prethodno bio adresiran na nekog drugog. Svi smo mi danas pretrpani imejlovima i ukoliko se od nekoga zaista ne očekuje da odgovori na imejl, nepotrebno unošenje nečije adrese u polje Cc će samo nervirati ljude.
Kada se radi o bontonu u komunikaciji imejlom, postoji širok spektar detalja koje treba da imate na umu i to posebno kada imejlove šaljete nekome ko ne radi u vašoj kompaniji.
Stvari o kojima smo ovde govorili samo su osnova koje treba da budete svesni, ali uvek je dobro i da se obratite svom poslodavcu, da proverite da li vaša firma ima sopstvene smernice za pisanje imejlova. Tako ćete biti sigurni da ste ispoštovali specifičan protokol svoje firme.
IZVOR: Work Etiquette
Ana, ona koja je rešena da pobedi u mrtvoj trci s vremenom!
